Tres consejos para incorporar automatización de documentos jurídicos en los servicios

La importancia de la palabra

La profesión del abogado se caracteriza por dar certeza a los clientes, ya sea por interpretación de la normativa o por los resultados en casos similares, damos un consejo legal o realizamos un encargo jurídico basándonos en la palabra o el lenguaje, muchas veces por escrito.

La infinidad de tipos de documentos legales y situaciones para las que son utilizados son inmensas y se extienden por todo el globo. Desde los documentos estrictamente privados hasta los públicos, se materializan las cuestiones jurídicas por escrito. Por ello, la automatización documental es una de las estrategias cruciales de digitalización de todo despacho de abogados. Y es importante recalcarlo, porque, junto con las bases de datos de gestión de expedientes y sistemas de gestión documental, una vez estos últimos ya han sido adoptados y aceptados en el despacho, entran en juego procesos para mejorar la eficiencia basados en la existencia de esas fuentes de datos y estandarización de los servicios, uno de los más importantes, la automatización de los modelos. 

Una cuestión de negocio

La automatización documental se convertirá en los próximos años no en un elemento de competitividad sino en un elemento mínimo para mantenerse en el negocio. Aunque la tecnología subyacente a la automatización documental en sí misma no sea disruptiva, sí que tiene efectos disruptivos en la forma de trabajo tradicional del abogado.

Con la incorporación de la automatización documental, el abogado no aborda un documento desde cero, más bien, consigue un borrador de escrito bastante próximo a un documento final, sin tener que realizar los esfuerzos que le conlleva adaptar un modelo de escrito al documento concreto en un procesador de texto. La eficiencia derivada de la automatización documental puede hacer que roce un aumento de la productividad del abogado entre 50% o 80%. Esto quiere decir, que el profesional necesita menos tiempo para obtener su producto, tiempo que puede dedicar a otros clientes o mejorar el servicio. Dicho efecto hace que los servicios jurídicos en los que se introduzca automatización documental y que consistan primordialmente en la creación de un documento permitan un coste marginal por cliente cada vez más bajo y, por tanto, que se mejore la escalabilidad del negocio. Asimismo, se convierte el servicio jurídico en una prestación digitalizada y, por tanto, con gran potencial de crecimiento a demanda.

Por tanto, el segundo consejo es valorar desde el primer momento que la capacidad de estandarización y modelización de los documentos tiene implicaciones en la automatización, así como en los beneficios para el negocio derivados de ella (hacer los encargos en menos tiempo, reducir los honorarios, aceptar más clientes o mejorar el servicio a los actuales, etc.)

Capacitación y experimentación

Aunque la automatización documental pueda resultar sencilla de entender como concepto, no es así en cuanto a su implementación. Es en este sentido los despachos de abogados deben preguntarse si desean que sus abogados se formen en la automatización documental o requieren de nuevos perfiles (externos o internos) ya preparados para el reto. La cuestión es que, hasta donde conozco, ninguna Facultad de Derecho forma en automatización documental en la Universidad, por lo que los abogados tienen que hacer un esfuerzo por aprender de cero estas nuevas capacidades una vez ya están en la práctica. Lo más ideal para un proyecto de automatización es que las personas que lo lleven a cabo tengan formación legal y conocimientos técnicos de programación o sean técnicos con formación relacionada del mundo jurídico. En este caso, al igual que sucede con los programadores convencionales, la experiencia en la programación de los documentos legales es un elemento importante pues mientras que, por ejemplo, un junior puede automatizar un documento en 10 horas y cometiendo más errores, el perfil senior, podría hacerlo en una y con mejor planteamiento de la programación. Por eso, es importante tener en cuenta que la formación y creación de perfiles específicos para estas funciones resultan determinantes para el éxito o fracaso del proyecto.

Finalmente, quiero indicar que hace falta un cambio de mentalidad para que proyectos como los de automatización documental tengan un verdadero calado en las organizaciones. Los abogados, acostumbrados a dar certidumbre, tenemos que vivir a nivel de negocio en modo experimental constante derivado de la incorporación de tecnologías de la información. Esto quiere decir, que algunos proyectos de automatización documental puede que tengan un gran calado organizativo y otros sean más limitados en sus efectos, sin embargo, tan importante el es resultado como el expertise que ganan los profesionales en esos “intentos”. Hay que aprender y darnos la libertad de cometer errores y experimentar con las soluciones tecnológicas dado que, en este campo, no existe sólo una solución válida, sino la que construyes en base al esfuerzo y constante adaptación al mercado digital.

- Aviso Publicitario-
Ana Burbano
Especialista en Legal Tech, blockchain y transformación digital de servicios jurídicos. Actualmente trabaja como Legal Engineer en el despacho Cuatrecasas y realiza un doctorado en la Universidad Autónoma de Madrid relacionado con el impacto de la incorporación de las nuevas tecnologías en las sociedades. Entre su formación destacar que es Licenciada en Ciencias Políticas y de la Administración por la Universidad Complutense de Madrid, Licenciada en Derecho por la Universidad Complutense de Madrid, Máster en Emprendimiento & Startups por el Centro de Estudios Garrigues, Máster en Ethereum, Tecnología Blockchain y Cripto-Economía por la Universidad de Alcalá y Máster en Relaciones Internacionales y Estudios Africanos por la Universidad Autónoma de Madrid.

Similares

1,954FansMe gusta
514SeguidoresSeguir
91SeguidoresSeguir

Suscríbete

*Todos los campos son requeridos
es Spanish
X