LEY SOBRE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL ESTADO

Con fecha 11 de noviembre de 2019, se publicó en el Diario Oficial de la República de Chile, la Ley Nº 21.180, denominada “Transformación Digital del Estado”.

Esta norma contiene, principalmente, modificaciones a la Ley Nº 19.880 que establece el procedimiento administrativo de general aplicación, sin perjuicio de otras disposiciones legales. Debemos tener presente que, a pesar de su nombre, los cuerpos normativos modificados se refieren a los órganos de la Administración del Estado, siendo éste su verdadero ámbito de acción.

En efecto, como antecedente tenemos la Ley N° 20.886, publicada en el Diario Oficial de 18 de diciembre de 2015, que modifica el Código de Procedimiento Civil para establecer la tramitación digital de los procedimientos judiciales, siendo su ámbito la actividad de los tribunales de justicia.

Preliminarmente, debemos hacer un comentario de utilidad práctica: con esta reforma, la ley de procedimientos administrativos contiene todo lo relativo a lo electrónico o digital en el mismo cuerpo legal, en cambio, su equivalente de los procedimientos judiciales si bien efectúa las modificaciones respectivas al Código de Procedimiento Civil y Código Orgánico de Tribunales, deja los aspectos más sustantivos en la norma original, dispersando los preceptos relativos a la misma materia.

La norma que comentamos establece múltiples modificaciones a varias disposiciones de la aludida ley, en gran parte adaptaciones que agregan o acomodan las referencias a los procedimientos electrónicos. Por otra parte, existen algunos artículos que abordan materias propias de la informática que merecen un comentario más detallado.

En primer lugar, encontramos el artículo 16 bis, una nueva disposición que establece los principios generales relativos a los procedimientos electrónicos. Examinaremos cada uno de ellos a continuación:

a) Neutralidad tecnológica: este enunciado nos remite de inmediato al artículo 1º de la Ley Nº 19.799 sobre documentos y firma electrónica, e implica que la tecnología utilizada en los procedimientos no puede establecerse como exclusiva y excluyente en su uso, es decir, como la tecnología está en constante cambio, si ésta mejora no puede ser impedido el reemplazo de la que quedó obsoleta. El procedimiento puede ser el mismo, las prácticas pueden ser estables, pero la tecnología que soporta dicha actividad no puede quedar congelada en el tiempo. Llama la atención que la norma que comentamos no explica dicho principio.

b) Actualización: en el fondo es una complementación de lo anterior, e impone la obligación de actualizar las plataformas de la Administración a las tecnologías más modernas con objeto de prestar mejor servicio a los usuarios y, también, el rescate de la información contenida en tecnologías atrasadas para evitar su pérdida. Es una mención importante, puesto que la tecnología avanza rápidamente y puede significar que mucha información importante de la Administración se pierda sin ser utilizada. Se aprecia también mencionada en el artículo 2º letra e), de la ley Nº 20.886.

c) Equivalencia funcional: la equivalencia de los actos electrónicos suscritos con firma electrónica con los contenidos en soporte de papel, es también una importación desde la Ley Nº 19.799, en cuyo artículo 3º establece la norma general y, en el artículo 7º, la norma especial para los órganos del Estado. En este caso, nos referimos específicamente a los actos administrativos, ya que el artículo 7º referido habla de “actos, contratos y documentos” de órganos del Estado. También aparece mencionada en similares términos, en el artículo 2º letra a), de la ley Nº 20.886.

d) Fidelidad: es una norma de tipo procedimental en cuanto al registro conservación y correlación de los documentos en el expediente electrónico, buscando su fidelidad, preservación y reproducción. Aparece expresada en similares términos en el artículo 2º letra b), de la ley Nº 20.886.

e) Interoperabilidad: implica la debida interconexión entre los diversos órganos de la Administración a través de sus medios electrónicos y que ésta sea de forma segura y expedita. Es una forma de propender al actuar conjunto y coordinado de los órganos de la Administración que, muchas veces, participan cooperativamente entre ellos en los procedimientos administrativos. Es una exigencia de tipo tecnológica.

f) Cooperación: Se refiere a que la interacción entre los diversos órganos de la Administración del Estado debe hacerse mediante el uso de los medios electrónicos. Es la interacción desde el punto de vista de la efectiva utilización de los medios informáticos. Se le menciona en el artículo 2º letra f), de la ley Nº 20.886.

Comparativamente con su similar aplicable a los procedimientos judiciales, esta ley repite los principios de equivalencia funcional y fidelidad en casi los mismos términos, con las adaptaciones del caso. Sin embargo, también menciona los principios de neutralidad tecnológica y de interoperabilidad, lo que no hace su equivalente para los procedimientos ante tribunales.

Respecto de los principios de actualización y de cooperación, su similar de los procedimientos judiciales posee notas interesantes. En cuanto a la actualización, es mucho mejor la descripción efectuada en la ley sobre procedimientos administrativos ya que explica en qué consiste, y no funde su contenido con la interoperabilidad, pese a su evidente conexión.

En lo relativo a la cooperación, la ley sobre procedimientos judiciales es más descriptiva, puesto que le da contenido al deber de cooperación cuando precisa que este tiene por objeto “(…) garantizar la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas informáticos y, en particular, el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos y de los medios de identificación y autentificación respectivos”.

Para finalizar este punto, debemos tener presente que se modifica el artículo 5º de la Ley de Procedimiento Administrativo, agregando a los principios propios de dicha materia aquellos relativos a los medios electrónicos, que se desarrollan el artículo 16 bis nuevo que hemos reseñado. Más adelante, existen nuevas disposiciones establecidas por la ley comentada que presentan aspectos relevantes.

En efecto, el nuevo inciso tercero del artículo 9º establece las reglas de cómo opera la comunicación entre los diversos órganos del Estado. Esta norma, a su vez, se complementa con el artículo 24 bis nuevo, que señala la hipótesis relativa a que los antecedentes que se remiten de un órgano a otro conteniendo datos personales sensibles de la persona interesada, debiendo dejar constancia de ciertos antecedentes que la norma señala. Para proceder a la entrega de la información al órgano que resolverá en definitiva, se establece que la persona del interesado debe dar su autorización dentro del escrito de solicitud, según lo establece la letra f) nueva del artículo 30 de la ley que alude al principio de finalidad de los datos, según el artículo 9º de la ley Nº 19.628 sobre protección de datos, restringiendo el uso de dicha información sólo al objeto del procedimiento. Durante el tránsito de la información se hacen aplicables los artículos 7º y 11 de la citada ley, que establecen los principios de confidencialidad y seguridad respecto de los datos.

Otro grupo de disposiciones interesantes son las relacionadas con los documentos electrónicos. En primer lugar encontramos las nuevas disposiciones del artículo 17 de la ley de procedimiento sobre los derechos de las personas ante la Administración, en cuya nueva letra a) da el carácter de copia autorizada a aquella obtenida de la plataforma cuando cuente con medio de verificación de autenticidad. La nueva letra c) habla del acompañamiento de los documentos en papel digitalizados o documentos electrónicos en su origen “en la medida que conste su autenticidad e integridad”. Con estas normas también nos acercamos a los conceptos de la ley Nº 19.799 sobre documentos y firma electrónica.

También, se encuentran los artículos 18, 19 y 19 bis cuyas nuevas disposiciones aluden a los documentos electrónicos y la obligatoriedad de la tramitación vía plataforma electrónica. El artículo 19 bis hace nuevamente una referencia a la ley 19.799, y especifica el caso del documento de papel cuya copia digitalizada es presentada en el procedimiento. Siendo éste un documento electrónico no por origen, se dispone la dictación de un reglamento que sirva para cotejar su autenticidad. Será una interesante norma a revisar, en especial, porque complementaría con rango reglamentario algo que, en el caso de los documentos electrónicos propiamente tales, se encuentra con jerarquía legal.

Por su parte, el nuevo inciso segundo del artículo 22°, en cuanto al poder para los apoderados para actuar ante la Administración, hace referencia tanto a la firma electrónica simple como la avanzada. En este último punto, es necesario hacer un comentario. El final de la nueva disposición en el artículo 22 expresa que “Con todo, se requerirá siempre de documento suscrito mediante firma electrónica avanzada o de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan solemnidad de instrumento o escritura pública”.

Aquí debemos recordar el artículo 7º de la ley Nº 19.799 que establece la equivalencia documental de los actos, contratos y documentos de los órganos del Estado suscritos con firma electrónica a los emitidos y suscritos en papel. Su segundo inciso expresa que, para que tengan la calidad de instrumento público y produzcan efectos como tal, deberán estar suscritos con firma electrónica avanzada. En suma, para que un acto administrativo electrónico produzca efectos de instrumento público, deberá estar suscrito por firma electrónica avanzada.

Debemos recordar que en Chile no existe una calificación legal expresa del acto administrativo como un instrumento público, ésta se deduce de lo establecido en el artículo 193° del Código Penal, cuando trata del delito de falsificación de documentos públicos o auténticos, en cuyo numeral 8º habla de “documento oficial”, referencia que se ha entendido efectuada a los actos administrativos en general. Además, si consideramos lo que establece el artículo 1699° del Código Civil, cuando define instrumento público como el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario, muchos documentos quedarán comprendidos en esta categoría.

Por lo tanto, si como interesado quiero obtener de un procedimiento electrónico, al menos, un acto administrativo terminal deberé presentar un poder por escritura pública tradicional, o bien, constituido por escritura pública electrónica suscrita por firma electrónica avanzada. Esto generará todo un desafío para quienes pretendan iniciar un procedimiento administrativo y no tenga fácil acceso a dicha firma.

Por último en cuanto a los reglamentos a dictar, la ley menciona los siguientes:

  1. Reglamento conjunto entre los Ministerios de Secretaría General de la Presidencia y de Hacienda para regular la presentación de solicitudes en papel dentro del procedimiento electrónico (art. 18, inciso quinto nuevo).
  2. Reglamento conjunto entre los Ministerios de Secretaría General de la Presidencia y de Hacienda para regular la denegación de entrega de copias de papel dentro del procedimiento (art. 18, inciso sexto nuevo).
  3. Reglamento conjunto entre los Ministerios de Secretaría General de la Presidencia y de Hacienda para regular los estándares de la plataformas electrónicas sobre los procedimientos electrónicos (art. 19, inciso séptimo nuevo).
  4. Reglamento conjunto entre los Ministerios de Secretaría General de la Presidencia, de Hacienda y de las Culturas, Artes y Patrimonio para cotejar la autenticidad de los documentos de papel con su versiones digitalizadas (art. 19 bis, nuevo inciso tercero).
  5. Reglamento conjunto entre los Ministerios de Secretaría General de la Presidencia, de Hacienda y de las Culturas, Artes y Patrimonio que autoriza a no digitalizar documentos de papel (art. 19 bis, nuevo inciso quinto).
  6. Reglamento conjunto entre los Ministerios de Secretaría General de la Presidencia, de Hacienda y de Justicia Derechos Humanos, sobre la forma de efectuar notificaciones dentro del procedimiento administrativo (art. 46 nuevo).

Todos los reglamentos deberán dictarse dentro del plazo de un año contado desde la publicación de la ley, según dispone el artículo 4º transitorio.

Por último, en cuanto a su vigencia, esta ley comenzará a regir habiendo trascurrido ciento ochenta días después de la publicación del último reglamento correspondiente a la ley, sin perjuicio que opere la gradualidad que determinará el Presidente de la República. En todo caso el proceso completo deberá estar terminado dentro de los cinco años desde la publicación de la ley (artículos 1º y 2º transitorio).

Queda, por tanto, un largo lapso para comprobar como funcionará el nuevo sistema de tramitación administrativa electrónica.

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Manuel Vergara Rojas
Abogado. Licenciado en Ciencias Jurídicas en la Universidad de Valparaíso, Chile (Estatal). Actualmente se desempeña como Docente en la Carrera de Derecho, Sede Viña del Mar de la Universidad de Las Américas y ayudante en la Carrera de Derecho en la Universidad Andrés Bello, Sede Viña del Mar, en el área de Derecho Público e Historia del Derecho. Ha publicado tres libros y artículos científicos en materia de derecho público, informático e historia de la enseñanza del derecho.

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