Es común escuchar hablar de que estamos en una época de cambios, como también de que la realidad se encuentra en plena transformación. En efecto, con cada paso y momento podemos verificar que todo funciona diferente. Los centros comerciales han concentrado una gran cantidad de actividades, la contratación y los pagos son realizados cada vez más a través de aplicaciones digitales, el internet es el principal medio para informarnos y las redes sociales son el nuevo espacio de comunicación personal, familiar, social y político. Nuestra relación e interacción con el Estado no ha escapado a esta tendencia.
Actualmente, el Estado se presenta ante los ciudadanos de una manera muy diferente. De un lado lo encontramos muy concentrado para atender una serie de trámites intrainstitucionales o interinstitucionales de manera más rápida (como ocurre en los centros de “Mejor Atención al Ciudadano” o MAC); sin embargo, de otro lado, lo vemos disuelto, a veces casi imperceptible, con sus servicios (como ocurre con los informes, ingreso de documentos, seguimiento de procedimientos, notificaciones, pagos), los cuales se encuentran repartidos entre las clásicas ventanillas de atención, portales web, correos electrónicos, aplicaciones digitales, banca comercial, mesas de partes electrónicas y otros medios similares. Entonces, dicho panorama nos conlleva a formularnos la siguiente interrogante: ¿el Estado ha cambiado o se ha transformado?
El Poder Judicial no ha sido la excepción a esta situación. Hemos escrito en otra oportunidad –al comparar la comunicación judicial antes y después de la pandemia– que se ha asentado el carácter imperante de la web, entre cuyos elementos han tomado importancia las mesas de partes electrónicas. Estas herramientas han configurado el funcionamiento de los servicios del Estado en los últimos años, de tal manera que han posibilitado a los ciudadanos ejercitar su derecho fundamental de petición y otros relacionados. En el caso del Poder Judicial, las mesas de partes electrónicas han permitido que muchos ciudadanos puedan ejercer sus derechos fundamentales a la tutela judicial y a la defensa, entre otros previstos en las leyes procesales.
La mayoría de las mesas de partes electrónicas del Poder Judicial figuran entre los productos del sorpresivo empuje digital general que ha significado la pandemia, en ese sentido, han sido implementadas como una respuesta urgente ante la repentina necesidad de suspender la atención presencial y de guardar distanciamiento social. Sin embargo, existen espacios de gestión, de logística, de presupuesto y –en general– de política de servicio público que, tarde o temprano, reclaman un rol protagónico. La dinámica del trabajo judicial no tardó en mostrar los efectos de dicha apurada implementación. Un caso palpable de esto fue la mayor demanda del recurso papel.
El ingreso de documentos mediante las mesas de partes electrónicas genera la necesidad de mayores cantidades de papel en un puntual escenario, que es aquel del expediente judicial físico o tradicional, mayoritario en Perú (y lo seguirá siendo algún tiempo más). Desde la calificación de una demanda o denuncia, hasta la sentencia que se expida, los órganos jurisdiccionales necesitan leer diversa documentación, ver fechas y firmas, observar partidas y certificaciones, comprometiendo en todo ello su responsabilidad y la validez de las actuaciones judiciales que realicen. Por ello, se torna imperiosa la impresión de la documentación presentada. Sin duda, una atención idónea a tales necesidades significaría contar con todo un presupuesto adicional –de complicada obtención-, sin perjuicio de privar de un sentido ambientalista a las diarias labores judiciales.
Lo anterior ha ocurrido en un caso en concreto. Con fecha 31 de enero del año 2023, en la Corte Superior de Justicia de Arequipa se ha emitido la Resolución Administrativa N° 136-2023-P-CSJAR-PJ, por la cual se ha dispuesto desactivar una mesa de partes electrónica que fue instalada con carácter de emergencia frente a la pandemia; decisión sustentada de manera expresa en la mayor dotación de papel que su empleo impone. La decisión deja como opciones para presentar documentos tanto la mesa de partes electrónica central del Poder Judicial como aquellas físicas de sus sedes judiciales.
Hemos indicado que, en su mayoría, la implementación de las mesas de partes electrónicas judiciales fue una respuesta ante la crisis de la atención presencial a los ciudadanos, la cual genera nuevas necesidades o no identifica otras preexistentes. Analizando ello, podemos advertir que dicha implementación se trató de una solución gestionada solamente front stage, es decir, pensando en las necesidades que surgían del contacto entre la organización judicial y los ciudadanos, pero no de manera back stage, es decir, sin considerar la obligación de confeccionar un expediente judicial físico ni la necesaria realización, en cada caso, de diversos niveles de análisis de la información ingresada por los usuarios. Toda la actividad entre los inputs y los outputs informativos (desde la presentación de documentos hasta la emisión de resoluciones) no fue considerada entonces.
Estas últimas ideas nos llevan a un segundo problema de tipo logístico, el cual surge de la práctica diaria de la función jurisdiccional: El empleo de las impresoras con tinta en blanco y negro –pues regularmente no se dispone de impresoras a color– complica la certeza y la valoración de diversa información y detalles con relevancia jurídica contenida en la documentación ingresada por los usuarios mediante las mesas de partes electrónicas, puesto que en muchas ocasiones no permite que puedan ser evaluados debidamente. Lo detallado hasta este punto nos permite advertir que las mesas de partes electrónicas fueron implementadas sin tomar en consideración todas las previsiones sistemáticas, concretamente, sin haber realizado una lectura previa o de retroinformación respecto de los datos reales de su empleo, entiéndase por esto sin un seguimiento posterior ni una medición de la experiencia de sus usuarios, tanto externos (ciudadanos) como internos (trabajadores jurisdiccionales).
En ese sentido, la gestión front stage como aquella back stage en la implementación de las mesas de partes electrónicas son importante tanto para los ciudadanos como para la organización judicial. Su ejecución individual o separada importa una visión de estas herramientas virtuales como elementos de cambio digital, es decir, que permitan operativizar acciones o incrementar aquellas que antes ya se efectuaban. Frente a ello, su consideración conjunta y sistémica representa una visión de transformación digital, es decir, de una óptica que asuma a las mesas de partes electrónicas como elementos de un nuevo entorno de relacionamiento y de interacción entre los ciudadanos y el Poder Judicial, como un espacio comunicativo diferente, al servicio del nuevo entorno descrito.
No sería erróneo implementar o sostener un uso mesas de partes electrónicas únicamente con una orientación hacia el exterior de la organización si fuese la actual una época solo de cambios, pero no es así. La tercera década del siglo XXI que vivimos forma parte continuada de una etapa de transformación en la historia de la humanidad. Al igual que anteriores transformaciones, esta tolera y está integrada por cambios operacionales e incrementales, pero relacionados con todos los demás elementos con los que deben interactuar. Es este nuevo ámbito de interacción total y su influencia en todos los aspectos de la sociedad humana, lo que define a nuestra época como una de transformación. El empleo convergente y divergente de herramientas de la web 1.0, 2.0 y 3.0 hace que esta transformación sea digital, sin perjuicio del recurso estratégico a elementos analógicos.
Sin embargo, imaginar lo oneroso que podría resultar la operación de las mesas de partes electrónicas del Poder Judicial en las condiciones descritas nos hace pensar en que la solución al problema quizá está en otro lado, que corre en paralelo y que tal vez estuvo presente desde antes, pero que no fue apreciada a tiempo en toda su importancia por falta de específicas competencias gerenciales y por la necesidad de atender tantas otras dificultades.
En efecto, el Poder Judicial ya había gestado con anterioridad la solución para ese y otros problemas, ya había empezado a implementarla y –seguro con observaciones y puntos por corregir– empezaba a ser una realidad incluso antes de la pandemia, pero una visión reinante de cambio –y no una de transformación– impidió ver su trascendencia y llevó a postergar y demorar su avance. Nos referimos al Expediente Judicial Electrónico (EJE) entre cuyas varias ventajas se cuenta la reducción drástica del empleo de papel.
Si hubiésemos visto al EJE como un elemento de transformación –y no de cambio– lo tendríamos hoy en un nivel mayor de implementación. Si ello fuese así, no tendríamos problemas como el descrito en la Corte Superior de Justicia de Arequipa (que estimamos lo han tenido la mayoría de cortes superiores peruanas). Pensamos que las mesas de partes electrónicas son por sí solas un elemento de cambio, pudiendo ser también uno de transformación, para lo cual sólo hubiese bastado verlas como parte integrante de un EJE más desarrollado.
Para terminar, como hemos indicado en un escrito anterior, la historia de la humanidad es una de permanentes cambios y de periódicas transformaciones. Todo lo aprendido en cada etapa sirve para para la fase siguiente. La ciencia identifica y ordena la información producida, para luego utilizarla mediante la tecnología disponible, pero el conocimiento cada vez mayor impone una paulatina y mayor rapidez a la oferta científica y tecnológica. Ningún Estado, sociedad, organización o persona puede dejar de aprender, mucho menos en espacios de relacionamiento importantes y difíciles como el servicio de justicia. Próximos cambios y futuras transformaciones nos demandarán respuestas más nutridas de planificación y más alejadas de la gestión en modo urgente.
